企业可以从以下几个方面规范发票管理：
一、发票的取得环节
⒈选择正规供应商：
○ 企业在采购商品或接受服务时，应优先选择具有正规资质的供应商。正规供应商通常能够提供合法合规的发票，减少发票风险。例如，在选择原材料供应商时，可以通过查看供应商的营业执照、税务登记证等证件，了解其经营合法性。
○ 建立供应商评估机制，对供应商的发票开具情况进行评价。对于经常出现发票问题的供应商，可以考虑减少合作或更换供应商。
⒉及时索取发票：
○ 在交易完成后，应及时向供应商索取发票。明确要求供应商按照实际交易内容开具发票，不得开具虚假发票或与实际交易不符的发票。例如，在采购办公用品后，要求供应商在规定时间内开具详细注明商品名称、数量、单价和金额的发票。
○ 设立专门的发票索取岗位或人员，负责跟踪和督促供应商及时开具发票。可以通过建立发票索取台账，记录每笔交易的发票索取情况，确保发票的及时获取。
⒊审核发票真实性和合法性：
○ 收到发票后，企业应进行严格的审核。检查发票的票面信息是否完整、准确，包括发票代码、发票号码、开票日期、购买方和销售方信息、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。
○ 可以通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等官方渠道，对发票的真实性进行查验。核实发票的真伪、发票流向以及开票内容是否与实际交易一致。对于有疑问的发票，及时与供应商沟通核实，确保发票的合法性。
二、发票的开具环节
⒈准确填写发票信息：
○ 企业在对外开具发票时，必须确保发票信息的准确性。根据实际销售情况，如实填写购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。对于商品或服务的名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等内容，也应严格按照实际交易填写。
○ 加强对开票人员的培训，提高其业务水平和责任心。开票人员应熟悉税收法规和发票开具要求，避免因操作失误导致发票错误。例如，在开具增值税专用发票时，要确保购买方的纳税人识别号准确无误，否则可能影响购买方的进项税额抵扣。
⒉遵守发票开具规定：
○ 严格按照税务机关的规定开具发票，不得虚开发票、开具与实际业务不符的发票或为他人代开发票。例如，企业不得为了增加销售额而虚构交易开具发票，也不得将高税率的商品开具为低税率的发票。
○ 控制发票开具的时间节点。一般情况下，应在销售商品或提供服务的同时开具发票，不得提前或滞后开具发票。对于分期收款销售商品或提供长期服务的情况，可以按照合同约定的收款时间和金额开具发票，但应确保发票开具的合理性和合法性。
三、发票的保管环节
⒈建立发票保管制度：
○ 企业应制定完善的发票保管制度，明确发票保管的责任部门和责任人。设立专门的发票存放地点，如保险柜或专用文件柜，确保发票的安全存放。
○ 对发票进行分类保管，按照发票的种类、开票日期等进行整理归档。可以采用电子档案和纸质档案相结合的方式，便于发票的查询和管理。例如，将增值税专用发票、普通发票、电子发票等分别存放，并建立相应的发票台账。
⒉严格发票保管期限：
○ 按照国家相关法规的要求，妥善保管发票。增值税专用发票的保管期限为 10 年，普通发票的保管期限为 5 年。在保管期限内，不得擅自销毁发票。
○ 对于已开具的发票存根联和发票登记簿，应按照规定的期限保存。在保管期满后，经税务机关查验批准后，方可销毁。
四、发票的使用环节
⒈规范发票报销流程：
○ 企业应建立健全发票报销制度，明确发票报销的审批流程和权限。员工在报销发票时，必须提供真实、合法的发票，并填写完整的报销单据。
○ 财务部门在审核发票报销时，要严格按照制度进行审核。检查发票的真实性、合法性以及与报销事项的关联性。对于不符合规定的发票，不予报销。例如，对于发票抬头错误、发票内容不清晰或与报销事项不符的发票，应要求员工更换或补充说明。
⒉防止发票重复使用：