为规范使用公章，可以从以下几个方面着手：
一、建立健全公章管理制度
⒈明确管理职责：
○ 指定专门的公章管理人员，一般为公司的行政人员或法务人员。明确其职责包括公章的保管、使用登记、审批流程的执行等。例如，某公司规定公章由行政部经理负责保管，确保公章在使用过程中的安全性和规范性。
○ 对公章管理人员进行培训，使其熟悉公章管理的相关法律法规和公司制度，提高其责任意识和风险防范意识。例如，定期组织公章管理人员参加法律培训，学习《公司法》《合同法》等相关法律中关于公章使用的规定。
⒉制定审批流程：
○ 建立严格的公章使用审批制度，明确不同类型文件使用公章的审批权限。例如，对于公司的重大合同、重要文件，需经公司总经理审批；一般业务文件，可由部门经理审批。
○ 审批流程应包括申请、审核、批准等环节。申请人需填写公章使用申请表，详细说明用章事由、文件名称、用章次数等信息，并提交相关领导审核批准。例如，某企业的公章使用申请表中要求申请人必须注明用章文件的具体用途，如用于签订合同、出具证明等，以便领导审核时能够准确判断用章的必要性。
⒊规范保管措施：
○ 公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱。保管场所应具备防火、防潮、防盗等功能。例如，一些公司将公章存放在设有密码锁的保险柜中，并安装监控设备，确保公章的安全。
○ 公章管理人员应妥善保管公章钥匙或密码，不得随意将公章交给他人代管或使用。如因特殊情况需委托他人代管公章，应办理严格的委托手续，并明确代管人的责任和权限。
二、加强公章使用过程管理
⒈严格用章登记：
○ 建立公章使用登记台账，详细记录每次用章的时间、事由、文件名称、用章次数、批准人等信息。例如，某公司的公章使用登记台账中，对每一次用章都进行了详细的记录，包括用章日期、用章部门、用章人、用章事由、批准领导等，以便日后查询和审计。
○ 用章登记应由公章管理人员亲自进行，确保登记信息的真实、准确、完整。同时，要求用章人在登记台账上签字确认，明确用章责任。
⒉核对用章文件：
○ 在使用公章前，公章管理人员应认真核对用章文件的内容是否与申请事由一致，文件是否经过审批。例如，检查用章文件的标题、正文、落款等是否完整，文件上的签字、盖章是否齐全。
○ 对于重要文件，如合同、协议等，应仔细审查文件的条款是否合法、合规，是否存在风险隐患。如有必要，可以请公司的法务人员进行审核。例如，某企业在签订重大合同前，会将合同文本交由法务部门进行审查，确保合同条款符合法律法规和公司利益。
⒊规范用章操作：
○ 使用公章时，应确保盖章位置准确、清晰，不得模糊不清或盖在空白处。例如，在合同上盖章时，应盖在合同的落款处，且印章应完整、清晰地显示公司名称和印章图案。
○ 对于多页文件，应加盖骑缝章，防止文件被篡改或替换。例如，一份几十页的合同，应在每页的边缘处加盖骑缝章，确保文件的完整性和真实性。
三、强化监督检查和违规处理
⒈定期监督检查：
○ 公司内部应定期对公章管理和使用情况进行监督检查，如每月或每季度进行一次检查。检查内容包括公章管理制度的执行情况、用章登记台账的完整性、公章的保管情况等。
○ 监督检查可以由公司的内部审计部门或指定的监督小组进行。检查结果应形成书面报告，向公司领导汇报，并对发现的问题及时整改。例如，某公司内部审计部门在对公章管理进行检查时，发现部分用章登记信息不完整，立即要求公章管理人员进行整改，并对相关责任人进行了批评教育。
⒉违规行为处理：